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英語の手紙の書き方ー基本・応用・ビジネス英文レターの書き方まで

川田 幸寛のアバター 川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

インターネットが普及している今、手紙を頂くと嬉しいものです。特別感を感じますよね。

今回は相手が受け取って嬉しい英語の手紙の書き方やマナー、例文、フレーズをご紹介します

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【目次】 この記事でわかること

英語の手紙の基本フォーマット

英文の手紙は、日本語の手紙とは異なるマナーやルールがあります。なので、まずは英文レターの基本マナーと手紙の構成を確認しましょう

一般的に、英語の手紙は、5つの項目で構成されています。それは、

  • 手紙を書いた日付
  • 宛名(相手の名前を呼びかける)
  • 本文
  • 結び
  • 自分の名前

それでは各項目のルールやマナーを確認していきましょう

1.手紙を書いた日付

まず手紙を書いている日付を右上に記載します。日付表記には、「アメリカ式」と「イギリス式」の2種類あります。
どちらを使っても問題ありませんが、可能であれば、使っている英語に合わせることができるでしょう。

なお、アメリカ式は月名を最初に書きますが、イギリス式では日付を最初に書きます。

アメリカ式:October 15,2021 / 10/15/2021

イギリス式:15 october,2021 / 15/10/2021

ちなみに、月名を省略するのはルール違反です。「Oct」と省略せず「October」と書きましょう。(ただし、カジュアルなカードの場合は省略してもOK)

2.宛名(相手の名前を呼びかける)

手紙を書いている相手の名前を呼びかけます。英語の手紙では、「Dear(親愛なる)」を使うのが一般的です。そして、名前の後に「,」(コンマ)を入れ、改行してから本文を書きだします

親しい間柄であれば、「Mr.」や「Ms.」などの敬称は不要です。しかし、親しい間柄でない相手や年上、ファミリーネームの場合は敬称を付けてください。

例文:Dear Sophia,
意味:親愛なるソフィアへ

例文:Dear Mr.Johnson,
意味:親愛なるジョンソンさんへ

注意点

・「Miss」「Mrs」は使わない。

以前は、未婚女性には「Miss」、既婚女性には「Mrs」が使われていましたが今は使われていません。現在は、未婚・既婚を問わずに「Ms」が使われています

・「To,〇〇」は使わない。

「~へ」を意味する「To」を使って、「To,〇〇」と宛名を書く方もいますが、英語の手紙では使いません

・その他の敬称

「Mr」や「Mrs」の敬称以外に、医者や博士号取得者は「Doctor(ドクター)」を省略した「Dr.」大学教授などの先生は「Professor(プロフェッサー)」を省略した「Prof.」を使います。

なお、高校までの先生は「Mr.」「Ms.」を使います。

3.本文

いよいよ手紙の本文です。日本語の手紙のように、すぐに本題に入るのではなく、あいさつ文から始めるのが一般的です

一般的に使われているあいさつのフレーズをご紹介しましょう

定番のフレーズ

相手の様子を尋ねるあいさつ

例文:How have you been? 
意味:お元気ですか

例文:How are you doing?
意味:元気

例文:How’s it going?
意味:調子はどうですか

久しぶりの相手へのあいさつ

例文:It’s been a while.
意味:お久しぶりです

例文:I haven’t seen you for a long time!
意味:しばらく会っていないね

例文:I’m sorry for the delay.
意味:(手紙を出す・連絡が)遅れてしまいごめんなさい

丁寧なあいさつ

例文:I hope you’re doing well.
意味:お元気にお過ごしのことと思います

例文:Hope all is well with you.
意味:お変わりなくお過ごしだと思います

例文:How have you been? Did you have a nice holiday?
意味:いかがお過ごしですか?楽しい休日を過ごされましたか

お祝いの言葉から始まるあいさつ

例文:Congratulations on your wedding day!
意味:ご結婚おめでとうございます

例文:Congratulations on getting a job (a promotion)!
意味:就職(昇進)おめでとうございます

例文:Happy New Year !
意味:あけましておめでとう

例文:Merry Christmas ! / We wish you a Merry Christmas!
意味:クリスマスおめでとう

お礼から始まるあいさつ

例文:Thank you so much for the beautiful gift.
意味:素敵なプレゼント、ありがとうございました

例文:Thank you so much for coming to my house.
意味:私の家に来て下さり、ありがとうございました

例文:I wanted to say thank you for your kindness.
意味:親切にしていただき、ありがとうございました

例文:Thank you for your hospitality during my stay.
意味:滞在中は親切におもてなしいただき、ありがとうございました

本文の締めの文

例文:I am looking forward to hearing from you.
意味:お返事お待ちしています

例文:I can’t wait to see you in the near future.
意味:近いうちにお会いできることを楽しみにしています

例文:Please take care of yourself.
意味:お体に気をつけてくださいね

例文:Please give my best regards to your family.
意味:ご家族の皆さんによろしくお伝えください

4.結び

本文を書き終えた後は、日本語の「敬具」にあたる結びの言葉を書きますよく使われているのは、どんなシーンでも使える「Sincerely」とカジュアルな表現「Regards」です。

様々なフレーズがありますので、相手に合ったものを選びましょう。

「Sincerely,」

「Sincerely,」は、英語の結び表現の定番です。ビジネスなどのフォーマルなシーンでも使える便利な表現なので覚えておきましょう。

  • Your sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Yours truly,

「Regards,」

「Regards,」は、面識がある人に対して使える表現です。ネイティブの多くは、かしこまったビジネスシーン以外はカジュアルな表現を好みます。「Regards,」を使った表現を覚えておくと便利です。

  • Regards,
  • Kind regards,
  • Warm regards,
  • Best regards,

その他の表現

例文:See you!
意味:またね

例文:Until then.
意味:またね

例文:Keep in touch!
意味:連絡を取り合おうね

例文:Let’s talk soon.
意味:連絡し合おうね

例文:Good bless you!
意味:神のご加護がありますように

例文:Kisses and hugs (XOXO)
意味:たくさんのキスとハグを一緒に

注意点

・「,」(コンマ)を忘れない。

結びの言葉の後は、必ず「,」(コンマ)を入れましょう

・手紙の相手によって使い分ける

英語の結び表現は、フォーマルなものからカジュアルなものまで多数あります。手紙の相手によって上手に使い分けていきましょう。

5.自分の名前

最後に自分の名前を書きます。PCでタイプした手紙だとしても、名前は手書きするのがマナーです

封筒の宛名の書き方

封筒の宛名は、日本語の書き方と正反対、つまり、「名前」「住所」の順序で書きます。日本語では「様」を付けますが、英語では名前の最初に「Mr」「Ms」を付けます。

そして、住所は、日本語とは逆に書きます。つまり、番地から町名、市、県の順序です

宛名のフォーマット

一行ずつ改行しながら、以下のように書きます

1行目:個人名

2行目:番地・町名

3行目:市名・州名・郵便番号

4行目:国名

5行目:AIR MAIL

国際郵便の場合は、「AIR MAIL」と記載してください。余白でも構いません。

1行目:Mr.〇〇 〇〇

2行目:1-2-3 △△street,

3行目: New york, NY 1234

4行目:U.S.A

5行目:AIR MAIL

英語の手紙の書き方【ビジネス編】

ビジネスシーンにおける英語の手紙も、基本構成は同じです。ただし、英文レターには、正式フォーマットが2種類あります。それは、

  • アメリカ式
  • イギリス式

です。

アメリカ式の場合

アメリカ式は、「Full Block Style(フルブロックスタイル)」といいます。フルブロックスタイルの特徴は、すべて左寄せで書きます

つまり、手紙の5つの項目、日付や本文などすべて左寄せに書いたものがアメリカ式です。アメリカ式という名前の通り、アメリカではフルブロックスタイルが主流です。

イギリス式の場合

イギリス式は、「Full Indented Style(フルインデントスタイル)」といいます

フルインデントスタイルの特徴は、以下の通りです

・日付、結びの言葉、自分の名前(署名)は右寄せ。

・本文は左寄せ。ただし各段落の文章の最初は5文字分インデント、つまり下げて書く。

ビジネスレターのマナー・ルール

では、ビジネスシーンで手紙を書く際のマナーとルールをみていきましょう。ここでは先述した通常の英文レターと異なるビジネスマナー・ルールのみご紹介します。

「Letterhead(レターヘッド)」

ビジネスメールの場合、日付の上部に会社の情報を書くのがマナーです。会社の情報は、社名、商号、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレス、URLなどです。

すでに会社情報のテンプレートがあるなら、それを使用することができるでしょう。

日付

日付の書き方は、先述した通りです。アメリカ式のフォーマットを使用する場合はアメリカ式(月、日、年の順序)イギリス式のフォーマットを使用する場合はイギリス式(日、月、年の順序)で書きましょう。

1行目:会社名

2行目:番地・町名

3行目:市名・都道府県名・郵便番号

4行目:国名

5行目:電話、ファックス番号(国番号から)

6行目:URL

相手の名前の書き方

すでに何度かやりとりをしている相手であれば、一般的な手紙を書くときと同じように「Dear」や「Mr」「Ms」を使って書きます。

しかし、ビジネスシーンの場合、名前が分からない相手に手紙を書くこともあります。そのような場合は、「担当者様へ」を意味する以下の表現を使います

例文:Dear Sir or Madam
意味:担当者へ

例文:To whom it may concern
意味:関係者各位

例文:Ladies and Gentlemen
意味:皆様へ

誰にでも使える便利な表現なので覚えておきましょう。

本文はシンプルに

ビジネスシーンでは、手紙の冒頭に要件や主旨を簡潔にまとめた内容が好まれます。余分なあいさつは省き、伝えたい要件をダイレクトに書きます。そして、最後の結びの文で、相手にしてほしいことを記載します

必要な場合は、本文を書く前に「subject(件名)」を入れることもできます。また、強調したいフレーズを「大文字」「ブロック体」にしたり、「アンダーライン」を引いたりすることもあります。

同封物がある場合

手紙と一緒に同封物がある場合は、同封物の内容や数を記載します。

同封物が1つの場合:Enclosure 

同封物が2つの場合:Enclosure(2)

同封書類(会社概要):Enclosure (Corporate brochure)

まとめ

英語の手紙の書き方の基本と、応用とも言えるビジネス手紙の書き方についてご紹介しました。英語の手紙は、基本構成さえ覚えてしまえば簡単です。

emailやSNSなどのメッセージと違い、手紙やグリーティングカードを受け取ると嬉しいものです。この機会に海外のお友達に手紙やグリーティングカードを送ってみるのはどうでしょうか?

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川田 幸寛のアバター 川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

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