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英語メールは、基本の構成を覚えてしまえば、さまざまなシーンに応じて応用できます。
今回は英語メールの基本をはじめとし、ビジネスメールで使える英語表現やフレーズ、注意点などをご紹介します。
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ビジネスメールの場合、メールの目的を簡潔にまとめるのがビジネスマナーです。つまり、丁寧さよりも、シンプルな構成をネイティブは好みます。
メールの最初の書き出しの1文で、メールの目的がある程度理解できるような内容に仕上げなければいけません。
では、どのように英語でメールを作成すればよいのでしょうか?
まずは英文ビジネスメールの基本フォーマット、つまり、構成を把握することがポイントです。英文メールは、以下の7つで構成されています。
つまり、7つのステップを抑えれば、ネイティブ好みの英文を作成することが可能です。では、具体的にどのようなことを書けばよいのか、例文やフレーズ、注意点を確認していきましょう。
ビジネスでは、毎日、膨大な数のメールを受信します。その中にはダイレクトメールやセールスメールなど不要なメールもあるため、受信者は「件名」を見て、今読むか、後で読むか、それとも削除するか、を判断します。
つまり、最優先にチェックしてもらえるかどうかは、件名にかかっている、といっても過言ではないでしょう。では、どのように件名を書けばよいのでしょうか?
受信者が件名を見ただけで、メールの内容が把握できるシンプルな件名が理想的です。
英語圏では、無題でメールを送ることは失礼行為です。
短すぎず、長すぎないシンプルなタイトルにしましょう。理想は6~8程度の単語数です。
タイトルが短すぎると、迷惑メールと勘違いされてしまう可能性があるので注意が必要です。
重要な単語を先頭に配置したタイトルは理想的です。つまり、語順がポイントです。
件名をすべて大文字で書くのはマナー違反です。大文字は、先頭の文字や単語の最初の文字だけに使いましょう。
ネイティブがよく使うメール件名の代表的な例をみていきましょう。
Inquiry about 〇〇.
〇〇に関するお問い合わせ
Request for 〇〇.
〇〇の要求
Question about 〇〇.
〇〇に関する質問
Request payment for 〇〇.
〇〇の支払いの請求
Payment by Jun 1st.
6月1日までのお支払い
Notification of Wednesday Meeting
水曜日の会議のお知らせ
Schedule Confirmation for May 5th
5月5日のスケジュールの確認
Confirmation of ◯◯
◯◯の確認
Invitation to ◯◯
◯◯への招待
Farewell party for Mr. Yamada ー Mar 20th
山田さんの送別会 – 3月20日
Change of ◯◯
◯◯の変更
Thank You for ◯◯
◯◯のお礼
重要なメールの場合は、ここまでご紹介した件名に、以下の単語をプラスすることですぐに読んでもらえる確率を高めることができます。ただし、むやみに使うのではなく、状況に応じて付け加えましょう。
Urgent
例:URGENT: Cancellation of Order(急ぎ:注文のキャンセルについて)
Reminder
FYI(For Your Information)
important
相手に確実に読んでもらうために、可能な限り、宛名を記載しましょう。ビジネス英文メールで使われている一般的な宛名は、以下の通りです。
Dearは、フォーマルな英語表現です。Mr.もしくはMs.のあとには名字を書くのが一般的ですが、すでに親しい間柄であれば、ファーストネームネームを使うことができます。
男性の場合:Dear Mr.〇〇
女性の場合:Dear Ms.〇〇(未婚・既婚どちらも可)
担当者の名前が分からない場合は、以下のように記載しましょう。
性別が男性と分かっている場合:Dear.Sir,
性別が女性と分かっている場合:Dear.Madam,
性別も分からない場合:Dear.Sir or Madam, Dear Sirs or Madams,(複数の場合)
名前が分からなくても部署が分かっている場合は、部署名宛てにします。例えば、以下のように記載することができるでしょう。
Dear Customer Service,(カスタマーサービス御中)
Dear PR officer,(広報ご担当者様)
役職名だけ分かっている場合は、以下のように記載しましょう。
Dear Sales Manager,(営業部長様)
Dear Director of HR,(人事部長様)
担当者も部署名も分かっている場合は、以下のように記載しましょう。
Dear 〇〇 Company,(〇〇会社様)
To Whom It May Concern, (関係当事者様)
メールの冒頭は、挨拶と簡単な自己紹介です。
英文ビジネスメールでも、挨拶文から始めるのがマナーです。定番フレーズを覚えておくと便利です。
お元気でお過ごしのことと思います。
先週は、お会いできて良かったです。
Thanks for ~.という感謝の表現は、英文ビジネスメールでよく使われている便利な表現です。
メールを送っていただきありがとうございます。
弊社のサービスに興味を示していただきありがとうございます。
昨日は、弊社にお越しいただきありがとうございました。
謝ることがある場合は、冒頭に述べることで好印象を残せます。
返信が遅ってしまい申し訳ございません。
すぐにメールできなくてごめんなさい。
初めてメールを出す相手の場合は、自己紹介文から始めます。自分の身元を冒頭で述べるなら、相手も安心するでしょう。
わたしの名前は〇〇です。△△に勤務しています。
先週末のイベントでお会いした〇〇です。
いよいよメールの本題です。
This is to inform you that ~.
このメールは、あなたに~をお知らせするものです。
We must inform you that ~.
私たちはあなたに~をお知らせしなければいけません。
Regarding 〇〇, please be informed △△.
〇〇についてですが、△△であることをお知らせします。
This is to inform you that the company’s name will change.
このメールで、会社名が変わることをお知らせします。
Please send ~.
~を送ってください。
Please let me know ~.
~について教えてください。
Please send me a catalog.
カタログを送ってください。
Please send me the invoice this month.
今月の請求書を送ってください。
Please let me know if you want to change your schedule.
予定を変更したい場合は、連絡ください。
We would like to ask if you ~.
私たちはあなたが~かどうかを知りたいと思っています。
As we discussed, we would like to ~.
すでに話し合ったとおり、私たちは~したいです。
Please let us know if you ~.
あなたが~かどうか教えてもらますか?
Please let us know if you will attend the event this weekend.
今週末のイベントに参加できるかどうか教えてください。
We would agree to pay ~.
私たちは~を支払うことに合意します。
We would agree to pay for the product.
私たちは、製品のお金を支払うことに合意します。
Please find the ~ attached.
添付の~をご覧ください。
なお、ファイル名は誰が見ても分かりやすい名前をつけましょう。半角英数で日付を入れて書くのが一般的です。
I attached the estimate for the product to this email.
このメールに製品の見積もりを添付しました。
Please look at the attached details.
詳細は添付をご覧ください。
If it is OK with you, please ~.
もしよろしければ、どうぞ~してください。
If it is OK with you, please come to our company tomorrow.
もしよろしければ、明日弊社にお越しください。
If you have any other inquiries, please feel free to ~.
もしご質問がある場合には、どうぞ~してください。
If you have any other inquiries, please call me or send email.
もし質問がある場合は、どうぞ電話、もしくはEメールをしてください。
要件を述べた後は、結びの文でメールを締めます。要件の内容に合った結びの文で締めることができるでしょう。
ここでは、ネイティブがよく使う結びの文の定番フレーズをご紹介します。それぞれの要件に合った英語表現を確認していきましょう。
あなたからの連絡を心待ちにしています。
あなたからの返信を楽しみにしています。
早めの連絡をお待ちしています。
何か情報が必要な場合は、遠慮なく連絡をください。
何か必要な情報があるときは、教えてください。
何か問題があるようであれば、ご連絡ください。
必要なものがあれば、遠慮なく教えてください。
ご不明な点等がございましたら、お気軽にご連絡ください。
この件に関して、すぐに注目していただけますと幸いです。
ご都合がよいときにご連絡ください。
今度の日曜日にお会いできるのを楽しみにしております。
近いうちにお会いできるのを楽しみにしております。
改めて、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
ご迷惑をおかけして本当に申し訳ございません。
あなたの我慢に感謝します。
ありがとうございます。
あなたの助けに感謝します。
あなたの協力に本当に感謝します。
予めお礼を申し上げます。
英文メールにも、日本語の「敬具」にあたる英語表現があります。最後に自分の名前を書く前に、結びの言葉を忘れないようにしましょう。
結びの言葉の英語表現は、以下の通りです。
よろしくお願い申し上げます。
真心をこめて
心をこめて
Kind regards, / With best wishes, /All the best,/ Warm regards,
よろしくお願いします。
愛を込めて
またね
気を付けて
よい1日を。
メールの最後には、差出人の情報を記載します。数回メールのやり取りをしている相手や親しい相手の場合は、住所や会社名などは省いても問題ありません。差出人の情報として、以下の項目を書きます。
Taro Yamada
Address:1-2-3 shinjyuku, Tokyo. Japan
Tel:123ー456-789
Email:〇〇〇@△△.jp
ビジネスメールは、フォーマルな表現を使うのがマナーです。つまり、カジュアル過ぎないように注意しなければいけません。
また省略形は、雑な印象を与えます。なので、I’mなどの省略表現の使用は控え、I am などと正式な表現で記載するようにしましょう。
ネイティブに好まれるシンプルなメール文にするには、結論から記載することがポイントです。
先述したように簡単な挨拶文は必要ですが、遠回しな文や曖昧な表現を使うと、相手に要件が伝わりません。結論を冒頭に記載したシンプルなメールを心がけましょう。
冒頭で説明した英文メールの構成、つまり
をしっかり守ってください。
メールのやり取りの場合、命令文をそのまま使うと相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。相手が差出人からの気遣いを感じれるような優しい表現を使うようしましょう。
今回はビジネスメールの書き方や定番の英語表現・フレーズをご紹介しました。英語のメールにも、日本語のメール同様、定型やマナーがあります。
特にビジネスの場合は、ビジネスマナーに沿ったメールを書くことが求められています。英語メールの基本構成をしっかり覚え、相手にしっかり気持ちが伝わるメールを送りましょう。
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