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【英語メールの基本】相手に気持ちが伝わるビジネスメールの書き方

英語メールは、基本の構成を覚えてしまえば、さまざまなシーンに応じて応用できます。

今回は英語メールの基本をはじめとし、ビジネスメールで使える英語表現やフレーズ、注意点などをご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

英語ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールの場合、メールの目的を簡潔にまとめるのがビジネスマナーです。つまり、丁寧さよりも、シンプルな構成をネイティブは好みます。

メールの最初の書き出しの1文で、メールの目的がある程度理解できるような内容に仕上げなければいけません。

では、どのように英語でメールを作成すればよいのでしょうか?

まずは英文ビジネスメールの基本フォーマット、つまり、構成を把握することがポイントです。英文メールは、以下の7つで構成されています。

  1. 件名
  2. 宛名
  3. あいさつ・自己紹介
  4. 本文(要件)
  5. 本文の結び
  6. 結びの言葉
  7. 差出人名

つまり、7つのステップを抑えれば、ネイティブ好みの英文を作成することが可能です。では、具体的にどのようなことを書けばよいのか、例文やフレーズ、注意点を確認していきましょう。

ステップ1:件名

ビジネスでは、毎日、膨大な数のメールを受信します。その中にはダイレクトメールやセールスメールなど不要なメールもあるため、受信者は「件名」を見て、今読むか、後で読むか、それとも削除するか、を判断します。

つまり、最優先にチェックしてもらえるかどうかは、件名にかかっている、といっても過言ではないでしょう。では、どのように件名を書けばよいのでしょうか?

件名を書くときの注意点

受信者が件名を見ただけで、メールの内容が把握できるシンプルな件名が理想的です。

・無題はマナー違反

英語圏では、無題でメールを送ることは失礼行為です。

・タイトルはシンプルに!

短すぎず、長すぎないシンプルなタイトルにしましょう。理想は6~8程度の単語数です。

・迷惑メールと間違えられないように!

タイトルが短すぎると、迷惑メールと勘違いされてしまう可能性があるので注意が必要です。

・重要な情報をタイトルの最初に配置する

重要な単語を先頭に配置したタイトルは理想的です。つまり、語順がポイントです。

・大文字だけを使用しない

件名をすべて大文字で書くのはマナー違反です。大文字は、先頭の文字や単語の最初の文字だけに使いましょう。

メール件名の例

ネイティブがよく使うメール件名の代表的な例をみていきましょう。

問い合わせ

Inquiry about 〇〇.

〇〇に関するお問い合わせ

お願い・依頼

Request for 〇〇.

〇〇の要求

質問

Question about 〇〇.

〇〇に関する質問

支払い

Request payment for 〇〇.

〇〇の支払いの請求

Payment by Jun 1st.

6月1日までのお支払い

お知らせ

Notification of Wednesday Meeting

水曜日の会議のお知らせ

確認

Schedule Confirmation for May 5th

5月5日のスケジュールの確認

Confirmation of ◯◯

◯◯の確認

招待

Invitation to ◯◯

◯◯への招待

Farewell party for Mr. Yamada ー Mar 20th

山田さんの送別会 – 3月20日

変更

Change of ◯◯

◯◯の変更

お礼

Thank You for ◯◯

◯◯のお礼

〇〇+件名

重要なメールの場合は、ここまでご紹介した件名に、以下の単語をプラスすることですぐに読んでもらえる確率を高めることができます。ただし、むやみに使うのではなく、状況に応じて付け加えましょう。

緊急

Urgent

例:URGENT: Cancellation of Order(急ぎ:注文のキャンセルについて)

リマインダー(念のための再送)

Reminder

参考までに

FYI(For Your Information)

重要

important

ステップ2:宛名

相手に確実に読んでもらうために、可能な限り、宛名を記載しましょう。ビジネス英文メールで使われている一般的な宛名は、以下の通りです。

担当者の名前が分かる場合

Dearは、フォーマルな英語表現です。Mr.もしくはMs.のあとには名字を書くのが一般的ですが、すでに親しい間柄であれば、ファーストネームネームを使うことができます。

男性の場合:Dear Mr.〇〇

女性の場合:Dear Ms.〇〇(未婚・既婚どちらも可)

担当者の名前が分からない場合

担当者の名前が分からない場合は、以下のように記載しましょう。

性別が男性と分かっている場合:Dear.Sir,

性別が女性と分かっている場合:Dear.Madam,

性別も分からない場合:Dear.Sir or Madam, Dear Sirs or Madams,(複数の場合)

部署だけ分かっている場合

名前が分からなくても部署が分かっている場合は、部署名宛てにします。例えば、以下のように記載することができるでしょう。

Dear Customer Service,(カスタマーサービス御中)

Dear PR officer,(広報ご担当者様)

役職だけ分かっている場合

役職名だけ分かっている場合は、以下のように記載しましょう。

Dear Sales Manager,(営業部長様)

Dear Director of HR,(人事部長様)

担当者も部署名も分からない場合

担当者も部署名も分かっている場合は、以下のように記載しましょう。

Dear 〇〇 Company,(〇〇会社様)

To Whom It May Concern, (関係当事者様)

ステップ3:挨拶

メールの冒頭は、挨拶と簡単な自己紹介です。

挨拶の定番フレーズ

英文ビジネスメールでも、挨拶文から始めるのがマナーです。定番フレーズを覚えておくと便利です。

I hope this email finds you well.

お元気でお過ごしのことと思います。

It was nice to meet you last week.

先週は、お会いできて良かったです。

感謝

Thanks for ~.という感謝の表現は、英文ビジネスメールでよく使われている便利な表現です。

Thanks for your email.

メールを送っていただきありがとうございます。

Thank you for showing interest in our service.

弊社のサービスに興味を示していただきありがとうございます。

Thank you very much for visiting our office yesterday.

昨日は、弊社にお越しいただきありがとうございました。

お詫び

謝ることがある場合は、冒頭に述べることで好印象を残せます。

I’m sorry for my late reply.

返信が遅ってしまい申し訳ございません。

I’m sorry for not writing to you soon.

すぐにメールできなくてごめんなさい。

自己紹介

初めてメールを出す相手の場合は、自己紹介文から始めます。自分の身元を冒頭で述べるなら、相手も安心するでしょう。

My name is ○○ and I work at △△.

わたしの名前は〇〇です。△△に勤務しています。

My name is 〇〇 and we met last weekend at en event.

先週末のイベントでお会いした〇〇です。

ステップ4:本文(要件)

いよいよメールの本題です。

お知らせするとき

This is to inform you that ~.

このメールは、あなたに~をお知らせするものです。

We must inform you that ~.

私たちはあなたに~をお知らせしなければいけません。

Regarding 〇〇, please be informed △△.

〇〇についてですが、△△であることをお知らせします。

例文

This is to inform you that the company’s name will change.

このメールで、会社名が変わることをお知らせします。

何かを請求したいとき

Please send ~.

~を送ってください。

Please let me know ~.

~について教えてください。

例文

Please send me a catalog.

カタログを送ってください。

Please send me the invoice this month.

今月の請求書を送ってください。

Please let me know if you want to change your schedule.

予定を変更したい場合は、連絡ください。

確認するとき

We would like to ask if you ~.

私たちはあなたが~かどうかを知りたいと思っています。

As we discussed, we would like to ~.

すでに話し合ったとおり、私たちは~したいです。

Please let us know if you ~.

あなたが~かどうか教えてもらますか?

例文

Please let us know if you will attend the event this weekend.

今週末のイベントに参加できるかどうか教えてください。

合意するとき

We would agree to pay ~.

私たちは~を支払うことに合意します。

例文

We would agree to pay for the product.

私たちは、製品のお金を支払うことに合意します。

添付ファイルを言及するとき

Please find the ~ attached.

添付の~をご覧ください。

なお、ファイル名は誰が見ても分かりやすい名前をつけましょう。半角英数で日付を入れて書くのが一般的です。

例文

I attached the estimate for the product to this email.

このメールに製品の見積もりを添付しました。

Please look at the attached details.

詳細は添付をご覧ください。

様子を知りたいとき

If it is OK with you, please ~.

もしよろしければ、どうぞ~してください。

例文

If it is OK with you, please come to our company tomorrow.

もしよろしければ、明日弊社にお越しください。

提案するとき

If you have any other inquiries, please feel free to ~.

もしご質問がある場合には、どうぞ~してください。

例文

If you have any other inquiries, please call me or send email.

もし質問がある場合は、どうぞ電話、もしくはEメールをしてください。

ステップ5:本文の結び

要件を述べた後は、結びの文でメールを締めます。要件の内容に合った結びの文で締めることができるでしょう。

ここでは、ネイティブがよく使う結びの文の定番フレーズをご紹介します。それぞれの要件に合った英語表現を確認していきましょう。

結びの定番フレーズ

I look forward to hearing from you./ Looking forward to hearing from you.

あなたからの連絡を心待ちにしています。

I look forward to your reply./ I’m looking forward to your reply.

あなたからの返信を楽しみにしています。

Hope to hear from you soon.

早めの連絡をお待ちしています。

Please feel free to contact me if you need any further information.

何か情報が必要な場合は、遠慮なく連絡をください。

If you require any further information, let me know.

何か必要な情報があるときは、教えてください。

Please contact me if there are any problems.

何か問題があるようであれば、ご連絡ください。

Let me know if you need anything else.

必要なものがあれば、遠慮なく教えてください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions.

ご不明な点等がございましたら、お気軽にご連絡ください。

何かしらの対応が必要なメールの場合

I would appreciate your immediate attention to this matter.

この件に関して、すぐに注目していただけますと幸いです。

Please contact us at your earliest convenience.

ご都合がよいときにご連絡ください。

約束に関するメールの場合

I look forward to meeting you this Sunday.

今度の日曜日にお会いできるのを楽しみにしております。

I look forward to seeing you soon.

近いうちにお会いできるのを楽しみにしております。

お詫び・謝罪に関するメールの場合

Once again, I apologize for any inconvenience.

改めて、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

I am sorry for any inconvenience.

ご迷惑をおかけして本当に申し訳ございません。

Thank you very much for your patience.

あなたの我慢に感謝します。

感謝を添える

Thank you.

ありがとうございます。

I appreciate your help.

あなたの助けに感謝します。

I really appreciate the support you’ve given me.

あなたの協力に本当に感謝します。

Thanks in advance for your time.

予めお礼を申し上げます。

ステップ6:結びの言葉

英文メールにも、日本語の「敬具」にあたる英語表現があります。最後に自分の名前を書く前に、結びの言葉を忘れないようにしましょう。

結びの言葉の英語表現は、以下の通りです。

フォーマルなメールの場合

Respectfully

よろしくお願い申し上げます。

Cordially

真心をこめて

Yours truly, / Sincerely yours, / Sincerely,

心をこめて

Kind regards, / With best wishes, /All the best,/ Warm regards,

よろしくお願いします。

カジュアルなメールの場合

With affection,

愛を込めて

See you soon,

またね

Take care,

気を付けて

Have a great day,

よい1日を。

ステップ7:差出人名

メールの最後には、差出人の情報を記載します。数回メールのやり取りをしている相手や親しい相手の場合は、住所や会社名などは省いても問題ありません。差出人の情報として、以下の項目を書きます。

  1. 名前
  2. 会社の住所
  3. 会社名
  4. 会社の電話番号
  5. Eメールアドレス

Taro Yamada

Address:1-2-3 shinjyuku, Tokyo. Japan

Tel:123ー456-789

Email:〇〇〇@△△.jp

相手に思いが伝わる英語メールの書き方

フォーマルな表現を使う

ビジネスメールは、フォーマルな表現を使うのがマナーです。つまり、カジュアル過ぎないように注意しなければいけません。

また省略形は、雑な印象を与えます。なので、I’mなどの省略表現の使用は控え、I am などと正式な表現で記載するようにしましょう。

結論から記載する

ネイティブに好まれるシンプルなメール文にするには、結論から記載することがポイントです。

先述したように簡単な挨拶文は必要ですが、遠回しな文や曖昧な表現を使うと、相手に要件が伝わりません。結論を冒頭に記載したシンプルなメールを心がけましょう。

英文メールの構成を守る

冒頭で説明した英文メールの構成、つまり

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 挨拶・自己紹介
  4. 本文(要件)
  5. 本文の結び
  6. 結びの言葉
  7. 差出人名

をしっかり守ってください。

気遣いの表現を忘れない

メールのやり取りの場合、命令文をそのまま使うと相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。相手が差出人からの気遣いを感じれるような優しい表現を使うようしましょう。

まとめ

今回はビジネスメールの書き方や定番の英語表現・フレーズをご紹介しました。英語のメールにも、日本語のメール同様、定型やマナーがあります。

特にビジネスの場合は、ビジネスマナーに沿ったメールを書くことが求められています。英語メールの基本構成をしっかり覚え、相手にしっかり気持ちが伝わるメールを送りましょう。

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