【英語ビジネスレターの書き方】英語で書くポイントとビジネスで使える例文をご紹介！

川田 幸寛 英語コーチ / ライター

高校時代に英語を猛勉強し、校内偏差値が40→80にUP。大学では英語教育を専攻し、4年次にオーストラリアのパースへ留学。「話す」「聞く」にフォーカスを置いて、現地の人々や世界各国の留学生と交流を深めた。その結果、ケンブリッジ英検B2、TOEIC400→835を取得。現在は、海外へ行きたいけど英語に不安がある人たちのサポートや後押しをしている。

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ビジネスコミュニケーションとして欠かせない「手紙」。

英語で書く場合は、英語レターの基本ルールに沿って書く必要があります。

本記事では、ビジネスレターを英語で書くポイントと例文をご紹介します。

英語ビジネスレターにおける2種類のフォーマット

最近は、ビジネスメールでコミュニケーションを図るのが一般的です。そのため、ビジネスレターを送る機会は減ってきているかもしれません。

とはいえ、ビジネスレターを送る機会が無くなったというわけではありません。

ですから、英語の手紙の基本を知っておくことは大切です。

では、ビジネスレターはどのように書けばよいのでしょうか？

まず知っておくべきこととして、ビジネスレターには、「アメリカ式」と「イギリス式」の2種類のフォーマットがあります。

どちらを使っても構いませんが、可能なら送付先に合ったフォーマットを選ぶなら好印象を残せるでしょう。

では、両者にはどのような違いがあるのでしょうか？

「アメリカ式」の特徴

「イギリス式」の特徴

なお、文章の段落、節となる各パラグラフは、書き始めを半角5字分インデントで記載。

英語ビジネスレターの基本構成

英語でビジネスレターを書く際には、英文ビジネスレターの基本ルールを守る必要があります。つまり、日本分をそのまま英訳すればよいというものではありません。

英語のビジネスレターの書式に沿って書くことがビジネスマナーです。

英語のビジネスレターの構成は、以下の通りです。なお、アメリカ式もイギリス式も、基本構成は同じです。

では、それぞれの書き方と注意点をみてみましょう。

1.レターヘッド（Letterhead）

レターヘッドには、差出人の会社名・住所・電話番号・FAX番号・Emailアドレスなどの情報を記載します。

アメリカ式もイギリス式も「上部・中央寄せ」で記載します。

なお、レターヘッドは1ページ目だけで、2ページ目以降は不要です。

例

2.日付（Date）

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「右寄せ」でレター作成日を記載します。

アメリカ式とイギリス式では記載する位置だけでなく、書き方（日付の順番）も異なります。

アメリカ式の日付の書き方

アメリカ式は、「月」「日」「年」の順序で記載します。

イギリス式の日付の書き方

イギリス式は、「日」「月」「年」の順序で記載します。

3.宛名・住所（Inside・Adress）

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で記載します。

相手の名前が分かっている場合は、敬称とフルネーム、所属部署名、会社名、住所を記載します。

もしの分からない場合は、分かる範囲を記載しましょう。

例

4.敬辞（Salutation・Gretting）

敬辞は、日本語の「拝啓」のような挨拶文句です。

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で記載しますが、書き方に違いがあります。

アメリカ式

イギリス式

イギリス式は、Mr / Mrs の後の「.」（ピリオド）は不要です。

5.表題・件名（Subject）

相手が一目で要件がわかるように「表題・件名」を記載します。

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「中央寄せ」です。

太文字、ボールド、アンダーラインなど目立つように記載できるでしょう。なお、件名・表題の記載の有無は任意です。

例

件名の前に「Subject」や「Re」など、レターの内容に沿った表題を記載します。

件名の一例をご紹介します。

6.本文（Body）

本文には、用件を記載します。まず最初のパラグラフでは、手紙を書いている理由や目的について記載します。

例えば、「I’m writing to inform you that～.（～をお知らせします。）」、「I would like to inform you of～. (～をお知らせします。）」などのフレーズを使うことができるでしょう。

ビジネスレターでは、1つのパラグラフに1つの用件を記載するのがビジネスマナーです。

1つの文章の平均語数は、18語程度が理想的と言われています。なので、相手が理解しやすいよう適度に改行しましょう。

7.結辞（Closing）

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で結辞を記載します。

結辞とは、日本語の「敬具」に相当する言葉です。敬辞に対応した結辞を選ぶ必要があります。

アメリカ式

イギリス式

8.差出人の署名・部署・住所（Signature）

差出人の署名は、直筆のサインを記載します。サインを記載したら改行し、役職、部署名、会社名、住所などを記載します。

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「右寄せ」になります。

例

9.同封物のご案内（Enclosure）

同封物がある場合は、その内容を記載します。

「Enclosure:」と記載し、同封物を箇条書きで書き出します。アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」です。

例

同封物が1つの場合は「Enclosure」ですが、2つ以上複数の場合は「Enclosure 2」、もしくは「Enclosure (2)」と同封している数を記載します。

10.その他

宛先以外にもコピーを送付している場合

宛先以外にもコピーを送付している場合は、「cc:」を付け、送信した人の名前を記載します。

なお、「cc:」は、「cc、」「CC、」「CC:」「Copy to:」など大文字小文字どれを使っても問題ありません。

「追伸」の書き方

書き忘れたことや、一言付け加えたいことがある場合は、最後に追伸「p.s.」と書いて本文の下に添えることができます。

なお、追伸は1〜2行程度が一般的です。

「p.s.」では足りず、さらに文章を加えたい場合は、「p.p.s」と「再追伸」をすることも可能ですが、使用は控えた方が好ましいといわれています。

手紙が2枚以上の複数になった場合

手紙が2枚以上になった場合、上から2〜3cmの位置にページ番号を記載します。本文で行間の調節をしながら、新たなページが署名だけにならないようにしましょう。

なお、当たり前のことですが、全てのページは、同じ紙質で統一しましょう。

英語ビジネスレター宛名の書き方

英語ビジネスレターの場合、中身の手紙を読む前に、手紙を受け取った封筒や宛名の書き方が今後のビジネスを左右することもあります。

では、どのような封筒を使用すればよいのでしょうか？

封筒選びや宛名の書き方についてみてみましょう。

封筒の選び方

ビジネスシーンで手紙を送る際、社名入りの和封筒や茶封筒、洋封筒など用件に合わせて封筒を選ぶのが一般的です。

通常、ビジネスレターでは、横24cm×縦10.5cm（USAサイズ）、もしく横23.5cm×縦10.5cm（日本工業規格洋形4号サイズ）の封筒が使われています。

また、封筒に使われている紙質は、コットン100％が望ましいといわれています。

英語ビジネスレターの場合は、宛名を英語で記載します。つまり、横書きです。

また海外に送る際には、エアメール専用の封筒を使用することもあります。

いずれにせよ、レターを送る用途や目的に合わせて選びましょう。

封筒の表書きの書き方（宛名）

では、封筒の表書きの書き方をご紹介します。英語ビジネスレターでは、宛名として以下の項目を記載します。

封筒を横向きにした状態でのそれぞれの項目の配置は、以下のようになります。

では、それぞれの項目の書き方をみてみましょう。

1.受取人の名前と住所（Mail Address）

受取人の名前と住所、つまり宛先を記載する際には、受取人の名前の前に「To」と記載します。そうすることで、受取人と差出人を一目で把握することができます。

また、差出人の名前と住所よりも大きな字で記載しましょう。

目上の方や親しい間柄でない方に送る場合は、名前の前に「Mr.」か「Ms.」を付けます。

会社宛で個人に手紙やビジネス書類を指名で届けたいときは、「c/o」を使います。

2.差出人の名前と住所（Return Address）

差出人の名前と住所を記載する場合は、差出人の名前の前に「From」と記載します。

3.郵便注記（Mailing notation）

郵便注記とは、郵送上注意してもらいたい点を記載します。航空便の場合は、「AIR MAIL」と記載するのがマナーです。

よく使われている郵便種別注記の一例をご紹介します。

切手

切手不足とならないよう、郵便局の窓口で料金を調べてもらいましょう。

会社宛・個人宛住所の書き方

上記でも少し触れましたが、英語の住所の書き方をご紹介します。

ビジネスマナーともいえますので、基本をしっかり覚えましょう。

英語の住所の書き方

英語の住所の書き方は、以下の通りです。

例

日本の住所の書き方

日本の住所を英語に訳すと、以下のような順序になります。

例

まとめ

今回は、英語ビジネスレターの書き方についてご紹介しました。

メールでのコミュニケーションが多くなったとはいえ、ビジネスシーンでは手紙を送る機会がまだまだあります。

ビジネスマナーのひとつとして、今回ご紹介した英語レターの書き方の基本をしっかり覚えておきましょう。