おすすめ記事一覧

オンライン英会話選びに迷ったら必見

【英語ビジネスレターの書き方】英語で書くポイントとビジネスで使える例文をご紹介!

ビジネスコミュニケーションとして欠かせない「手紙」。

英語で書く場合は、英語レターの基本ルールに沿って書く必要があります。

本記事では、ビジネスレターを英語で書くポイントと例文をご紹介します。

オンライン英会話探しをする人必見
おすすめのオンライン英会話

オンライン英会話57社を調査して厳選した「人気のおすすめオンライン英会話」のランキングをご紹介

オンライン英会話の選び方から目的別のおすすめランキングが用意されているので自分にぴったりのオンライン英会話がきっと見つかります。

【目次】 この記事でわかること

英語ビジネスレターにおける2種類のフォーマット

最近は、ビジネスメールでコミュニケーションを図るのが一般的です。そのため、ビジネスレターを送る機会は減ってきているかもしれません。

とはいえ、ビジネスレターを送る機会が無くなったというわけではありません。

ですから、英語の手紙の基本を知っておくことは大切です。

では、ビジネスレターはどのように書けばよいのでしょうか?

まず知っておくべきこととして、ビジネスレターには、「アメリカ式」と「イギリス式」の2種類のフォーマットがあります。

どちらを使っても構いませんが、可能なら送付先に合ったフォーマットを選ぶなら好印象を残せるでしょう。

では、両者にはどのような違いがあるのでしょうか?

「アメリカ式」の特徴

フォーマット:フル・ブロック・スタイル(Full Block Style)

特徴:全て「左寄せ」で記載。

「イギリス式」の特徴

フォーマット:フル・インデント・スタイル(Full Indent Style)

特徴:日付・結辞・署名は「右寄せ」、宛先は「左寄せ」、件名は「中央寄せ」、本文は「左寄せ」で記載。

なお、文章の段落、節となる各パラグラフは、書き始めを半角5字分インデントで記載。

英語ビジネスレターの基本構成

英語でビジネスレターを書く際には、英文ビジネスレターの基本ルールを守る必要があります。つまり、日本分をそのまま英訳すればよいというものではありません。

英語のビジネスレターの書式に沿って書くことがビジネスマナーです。

英語のビジネスレターの構成は、以下の通りです。なお、アメリカ式もイギリス式も、基本構成は同じです。

1.レターヘッド(Letterhead)

2.日付(Date)

3.宛名・住所(Inside・Adress)

4.敬辞(Salutation)

5.表題・件名(Subject)

6.本文(Body)

7.結辞(Closing)

8.差出人の署名・部署・住所(Signature)

9.同封物のご案内(Enclosure)

10.その他

では、それぞれの書き方と注意点をみてみましょう。

1.レターヘッド(Letterhead)

レターヘッドには、差出人の会社名・住所・電話番号・FAX番号・Emailアドレスなどの情報を記載します。

アメリカ式もイギリス式も「上部・中央寄せ」で記載します。

なお、レターヘッドは1ページ目だけで、2ページ目以降は不要です。

1行目:会社名

2行目:番地、町村名

3行目:郡市区名、都道府県名、郵便番号

4行目:国名

5行目:電話番号

6行目:FAX番号

7行目:Emailアドレス

ABC. C&C Ltd.

1-2-3 XXX Street West

Shinjuku, Tokyo 123-456

JAPAN

Tel: 81-12-345-678

Fax:81-12-345-678

e-mail::XXX@XXX.com

2.日付(Date)

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「右寄せ」でレター作成日を記載します。

アメリカ式とイギリス式では記載する位置だけでなく、書き方(日付の順番)も異なります。

アメリカ式の日付の書き方

アメリカ式は、「月」「日」「年」の順序で記載します。

September 23, 2021

September 23rd 2021

Sep 23 2006

9/23/21

Sep/23/21

イギリス式の日付の書き方

イギリス式は、「日」「月」「年」の順序で記載します。

23rd September, 2021

23 September 2021

23 Sep. 2021

23/9/21

23/Sep/21

3.宛名・住所(Inside・Adress)

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で記載します。

相手の名前が分かっている場合は、敬称とフルネーム、所属部署名、会社名、住所を記載します。

もしの分からない場合は、分かる範囲を記載しましょう。

1行目:担当者名

2行目:所属部署名

3行目:会社名

4行目:番地、町村名

5行目:郡市区名、都道府県名、郵便番号

6行目:国名

1行目:Mr.〇〇

2行目:〇〇 Department

3行目:〇〇 Company

4行目:1-2-3 XXX Street East

5行目:LosAngeles CA 12345

6行目:USA

4.敬辞(Salutation・Gretting)

敬辞は、日本語の「拝啓」のような挨拶文句です。

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で記載しますが、書き方に違いがあります。

アメリカ式

書き方:Dear+敬称+「:」(コロン)

フォーマルな場合:Dear Sir: (男性の場合) / Dear Madam:(女性の場合)

一般の場合:Dear Mr.氏:(男性の場合) / Dear Mrs.氏(女性の場合)

親しい関係の場合:Dear 名:

公式文書の場合:Sir:(男性の場合)/ Madam:(女性の場合)

閣下の場合:My dear Mr. 役職名 

企業宛の場合:Gentlemen:

名前が分からない場合:Dear Madam or Sir:

性別だけ分かっている場合:Dear Sir:(男性)Dear Madam:(女性)

名前・性別が分からず複数の場合:Dear Sirs or Madams: / Dear all:

お客様各位の場合:Dear Customer:

株主各位の場合:Dear Shareholder:

イギリス式

書き方:Dear+敬称+「,」(コンマ)

フォーマルな場合:Dear Sir,(男性の場合)/ Dear Madam,(女性の場合)

一般の場合:Dear Mr.氏,(男性の場合)/ Dear Miss 氏,(女性の場合)

親しい関係の場合:My dear 名,

公式文書の場合:Sir,(男性の場合) / Madam,(女性の場合)

閣下の場合:Your Excellency

企業宛の場合:Dear Sirs,

名前が分からない場合:Dear Madam or Sir,

性別だけ分かっている場合:Dear Sir,(男性)Dear Madam,(女性)

名前・性別が分からず複数の場合:Dear Sirs or Madams, / Dear all,

お客様各位の場合:Dear Customer,

株主各位の場合:Dear Shareholder, 

イギリス式は、Mr / Mrs の後の「.」(ピリオド)は不要です。

5.表題・件名(Subject)

相手が一目で要件がわかるように「表題・件名」を記載します。

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「中央寄せ」です。太文字、ボールド、アンダーラインなど目立つように記載できるでしょう。なお、件名・表題の記載の有無は任意です。

件名の前に「Subject」や「Re」など、レターの内容に沿った表題を記載します。

Subject:〇〇

Re:〇〇

件名の一例をご紹介します。

Inquiry regarding Product No. 123(製品123についての問い合わせ)

Estimate of Product 123(商品123の見積もり)

Requesting a catalogue of your new line of products(カタログの請求)

Thank you for your help during the summit(お礼)

Apology for Delayed Delivery(配送遅延についてのお詫び)

6.本文(Body)

本文には、用件を記載します。まず最初のパラグラフでは、手紙を書いている理由や目的について記載します。

例えば、「I’m writing to inform you that~.(~をお知らせします。)」、「I would like to inform you of~. (~をお知らせします。)」などのフレーズを使うことができるでしょう。

ビジネスレターでは、1つのパラグラフに1つの用件を記載するのがビジネスマナーです。

1つの文章の平均語数は、18語程度が理想的と言われています。なので、相手が理解しやすいよう適度に改行しましょう。

なお、アメリカ式では「左寄せ」でインデントなしで記載します。

一方、イギリス式も「左寄せ」ですが、各パラグラフの書き始めは5字分インデント、つまり、5字文のスペースをあけます。

7.結辞(Closing)

アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」で結辞を記載します。

結辞とは、日本語の「敬具」に相当する言葉です。敬辞に対応した結辞を選ぶ必要があります。

アメリカ式

・一般的な結辞

Sincerely,

Sincerely yours, 

Very sincerely yours,

Yours always,

・セミフォーマルな結辞

Truly yours,

Kind regards,

・フォーマルな結辞

Respectfully yours,

・礼状で使う結辞

Gratefully,

Gratefully yours,

・親しい相手に使う結辞

Love,

With love,

Yours as ever,

Affectionately yours,

With all my love,

With love and kisses,

Yours,

Best wishes,

Your friend,

Best regards,

Good-bye now,

イギリス式

・一般的な結辞

Yours sincerely,

Yours very sincerely,

・セミフォーマルな結辞

Yours truly,

Kind regards,

・フォーマルな結辞

Yours respectfully,

・礼状で使う結辞

Yours gratefully,

・親しい相手に使う結辞

Love,

With love,

Yours as ever,

Affectionately yours,

With all my love,

With love and kisses,

Yours,

Best wishes,

Your friend,

Best regards,

Good-bye now,

8.差出人の署名・部署・住所(Signature)

差出人の署名は、直筆のサインを記載します。サインを記載したら改行し、役職、部署名、会社名、住所などを記載します。

アメリカ式は「左寄せ」、イギリス式は「右寄せ」になります。

1行目:差出人の直筆サイン

2行目:役職

3行目:部署名

4行目:会社名

5行目以降:住所

1行目:〇〇 〇〇(直筆サイン)

2行目:XXXX

3行目:XX Deparment

4行目:ABC. C&C Ltd.

5行目:1-2-3 XXX Street West

6行目:Shinjuku, Tokyo 123-456

9.同封物のご案内(Enclosure)

同封物がある場合は、その内容を記載します。

「Enclosure:」と記載し、同封物を箇条書きで書き出します。アメリカ式もイギリス式も「左寄せ」です。

Enclosure:

Product Price List

Price List

同封物のご案内:

商品リスト

価格表

同封物が1つの場合は「Enclosure」ですが、2つ以上複数の場合は「Enclosure 2」、もしくは「Enclosure (2)」と同封している数を記載します。

10.その他

宛先以外にもコピーを送付している場合

宛先以外にもコピーを送付している場合は、「cc:」を付け、送信した人の名前を記載します。

なお、「cc:」は、「cc、」「CC、」「CC:」「Copy to:」など大文字小文字どれを使っても問題ありません。

cc:Mr.〇〇

cc、Mr.〇〇

CC、Mr.〇〇

CC:Mr.〇〇

Copy to:Mr.〇〇

「追伸」の書き方

書き忘れたことや、一言付け加えたいことがある場合は、最後に追伸「p.s.」と書いて本文の下に添えることができます。

なお、追伸は1〜2業程度が一般的です。

「p.s.」では足りず、さらに文章を加えたい場合は、「p.p.s」と「再追伸」をすることも可能ですが、使用は控えた方が好ましいといわれています。

手紙が2枚以上の複数になった場合

手紙が2枚以上になった場合、上から2〜3cmの位置にページ番号を記載します。本文で行間の調節をしながら、新たなページが署名だけにならないようにしましょう。

なお、当たり前のことですが、全てのページは、同じ紙質で統一しましょう。

英語ビジネスレター宛名の書き方

英語ビジネスレターの場合、中身の手紙を読む前に、手紙を受け取った封筒や宛名の書き方が今後のビジネスを左右することもあります。

では、どのような封筒を使用すればよいのでしょうか?

封筒選びや宛名の書き方についてみてみましょう。

封筒の選び方

ビジネスシーンで手紙を送る際、社名入りの和封筒や茶封筒、洋封筒など用件に合わせて封筒を選ぶのが一般的です。

通常、ビジネスレターでは、横24cm×縦10.5cm(USAサイズ)、もしく横23.5cm×縦10.5cm(日本工業規格洋形4号サイズ)の封筒が使われています。

また、封筒に使われている紙質は、コットン100%が望ましいといわれています。

英語ビジネスレターの場合は、宛名を英語で記載します。つまり、横書きです。

また海外に送る際には、エアメール専用の封筒を使用することもあります。

いずれにせよ、レターを送る用途や目的に合わせて選びましょう。

封筒の表書きの書き方(宛名)

では、封筒の表書きの書き方をご紹介します。英語ビジネスレターでは、宛名として以下の項目を記載します。

  1. 受取人の名前と住所(Mail Address)
  2. 差出人の名前と住所(Return Address)
  3. 郵便注記(Mailing notation)

封筒を横向きにした状態でのそれぞれの項目の配置は、以下のようになります。

左上:差出人の名前と住所

右上:切手

右下寄りの中央:受取人の名前と住所

切手の右下:郵便種別注記

左中央:取扱い注記

では、それぞれの項目の書き方をみてみましょう。

1.受取人の名前と住所(Mail Address)

受取人の名前と住所、つまり宛先を記載する際には、受取人の名前の前に「To」と記載します。そうすることで、受取人と差出人を一目で把握することができます。

また、差出人の名前と住所よりも大きな字で記載しましょう。特に住所の最後に記載する国名は、一目ではっきり分かるよう太文字で記載してください。

To 

〇〇 〇〇

目上の方や親しい間柄でない方に送る場合は、名前の前に「Mr.」か「Ms.」を付けます。

To

Mr.〇〇 〇〇

会社宛で個人に手紙やビジネス書類を指名で届けたいときは、「c/o」を使います。

〇〇 〇〇

c/o ABC. C&C Ltd.

1-2-3 XXX Street West

Shinjuku, Tokyo 123-456

JAPAN

2.差出人の名前と住所(Return Address)

差出人の名前と住所を記載する場合は、差出人の名前の前に「From」と記載します。

From 

〇〇 〇〇

3.郵便注記(Mailing notation)

郵便注記とは、郵送上注意してもらいたい点を記載します。航空便の場合は、「AIR MAIL」と記載するのがマナーです。

よく使われている郵便種別注記の一例をご紹介します。

・「切手の右下」に記載する「郵便種別注記」例

航空便:(VIA)AIR MAIL

船便:SURFACE MAIL

速達:Express

書留:Registered Mail

配達証明:Certified Mail

局留:POSTRESTANTE

・「封筒の左中央」付近に記載する「取扱い注記」例

進展:Personal / Private

極秘:Confidential

折曲厳禁:DO NOT BEND!

二つ折り厳禁:PLEASE DO NOT FOLD!

至急:URGENT / IMMEDIATE

印刷物:PRINTED MATTER

壊れ物注意:FRAGILE

請求書在中:INVOICE ENCLOSED

商品見本:SAMPLE OF MDS

〇〇氏に転送:PLEASE FORWARD TO MR.〇〇 / MS.〇〇

切手

切手不足とならないよう、郵便局の窓口で料金を調べてもらいましょう。

会社宛・個人宛住所の書き方

上記でも少し触れましたが、英語の住所の書き方をご紹介します。

ビジネスマナーともいえますので、基本をしっかり覚えましょう。

英語の住所の書き方

英語の住所の書き方は、以下の通りです。

1行目:会社名

2行目:個人名・部署名

3行目:番地・町名

4行目:区・市名・州名・郵便番号

5行目:国名

1行目:〇〇 Company

2行目:〇〇 Department  Mr.〇〇

3行目:1-2-3 XXX Street East

4行目:LosAngeles CA 12345

5行目:USA

日本の住所の書き方

日本の住所を英語に訳すと、以下のような順序になります。

1行目:個人名・役職名

2行目:会社名

3行目:建物名・階・部屋番号

4行目:番地・町名

5行目:区・市名・郵便番号

6行目:国名

1行目:Mr.〇〇

2行目:ABC. C&C Ltd.

3行目:XXX building 3F

4行目:1-2-3 XXX Street West

5行目:Shinjuku, Tokyo 123-456

6行目:JAPAN

まとめ

今回は、英語ビジネスレターの書き方についてご紹介しました。

メールでのコミュニケーションが多くなったとはいえ、ビジネスシーンでは手紙を送る機会がまだまだあります。

ビジネスマナーのひとつとして、今回ご紹介した英語レターの書き方の基本をしっかり覚えておきましょう。

おすすめのビジネスオンライン英会話

おすすめ記事一覧

オンライン英会話選びに迷ったら必見

【目次】 この記事でわかること