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英語での電話対応に焦りを感じたり、緊張したりしてしまう方は多いことでしょう。
しかし、英語での電話対応には基本パターンがあります。基本パターンさえ把握できていれば、英語での電話応対も恐れることはありません。
今回は、電話対応で便利な基本フレーズをご紹介します。
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英語での電話は、オフィスでの業務中に突然かかってきます。全く予期していないときにかかってくると、慌ててしまいますよね。
しかし、英語の電話を受けたときには、基本的な流れがあります。以下のステップが基本です。
では、それぞれのステップでの基本フレーズを確認しましょう。
例文:Thank you for calling △△ Inc. This is 〇〇 speaking.
意味:お電話ありがとうございます。△△社の〇〇です。
例文:Hello, △△ Inc. 〇〇 speaking. How can I help you?
意味:お電話ありがとうございます。△△社の〇〇です。ご用件は何でしょうか?
例文:May I ask who’s calling please?
意味:お名前をよろしいですか?
例文:How do you spell your name?
意味:お名前のスペルを教えていただけますか?
例文:Can I ask your name again, please?
意味:もう一度、お名前をお伺いしてもよろしいですか?
例文:Can I have your company name, please?
意味:御社名を教えていただけますか?
例文:Who would you like to speak?
意味:誰におかけですか?
例文:Who are you calling, please?
意味:誰におかけですか?
例文:Hold on, please.
意味:少々お待ちください。
例文:Just a moment, please.
意味:少々お待ちください。
例文:Hold on a second, I will transfer to the Human Resources Department.
意味:少々お待ちください。人事部におつなぎします。
例文:I am afraid he (she) is on another line right now.
意味:あいにく、〇〇は他の電話に出ています。
例文:I am afraid he (she) is out of the office now but should be back by 4pm.
意味:あいにく、〇〇は外出ですが、4時までには戻る予定です。
例文:I’m afraid he (she) is in a meeting right now.
意味:只今、〇〇は会議中です。
例文:He (she) will be back in an hour.
意味:〇〇は、あと1時間で戻る予定です。
例文:He (She)has already left for home today.
意味:〇〇は、本日、失礼させていただきました。
例文:He (She) is on vacation (holiday).
意味:〇〇は休暇中です。
担当者が電話に対応できないときは、電話があったことを伝えるべきか、伝言を預かるか、折り返し電話が必要か、など相手の要望を聞きましょう。
例文:Should I have him call you back?
意味:折り返しお電話させましょうか?
例文:Would you like to leave a message? / Could I take a message?
意味:伝言を承りましょうか?
例文:I’ll tell him (her) you called.
意味:お電話をいただいたことをお伝えしておきます。
例文:Could you call again tomorrow?
意味:明日、またおかけ直しいただけるでしょうか?
例文:May I have your name again?
意味:もう一度お名前をいただけますか?
例文:Could you spell your name please?
意味:お名前のスペルを教えてもらえますか?
例文:May I have your phone number?
意味:電話番号をいただけますか?
例文:Could you give me your contact number?
意味:電話番号をいただけますか?
例文:Let me repeat your information.
意味:いただいた情報を復唱します。
例文:Thank you for calling.
意味:お電話ありがとうございました。
例文:I’m sorry I couldn’t help you much.
意味:お役に立てずに申し訳ございませんでした。
電話をかけるときは、あらかじめすでに心の準備をしていることでしょう。電話をかけるときは、以下のステップが基本です。
例文:Hello, this is 〇〇 from △△ Inc.
意味:もしもし。△△社の〇〇です。
例文:May I speak to Mr.Johnson, please?
意味:ジョンソンさんをお願いします。
例文:Is Mr.Smith there?
意味:スミスさんはいますか?
例文:I’d like to speak to the person in charge of the Human Resources Department.
意味:人事部の方とお話ししたいのですが。
例文:Could you tell him (her) that I called?
意味:電話があった旨を伝えてもらえますか?
例文:Can I leave a message for him (her) I called?
意味:伝言をお願いできますか?
例文:Could you ask him (her) to call me back?
意味:電話を折り返していただくよう、伝えていただけますか?
例文:About what time is he expected back?
意味:何時頃にお戻りになる予定ですか?
例文:Then please tell her that I’ll send her an email.
意味:では、メールでご連絡します、と伝えいただけますか?
例文:I’m calling to arrange an appointment tomorrow.
意味:明日のご面談の調整をしたくて電話しました。
例文:I am returning a call from Mr. Johnson.
意味:ジョンソンさんから電話をいただいたので、折り返し電話をしました。
例文:It was nice talking to you.
意味:お話ができてよかったです。
例文:Talk to you later.
意味:またお話ししましょう。
例文:Thank you for your time. Goodbye.
意味:お時間ありがとうございました。失礼します。
例文:Have a nice day.
意味:良い1日を。
例文:I have to let you go now.
意味:それでは失礼します。
英語での電話で、よく使うであろう便利な表現を覚えましょう。
例文:I’m sorry. Could you please repeat that for me?
意味:すみません、もう一度お願いできますか?
例文:I’m sorry. Do you mind saying that again?
意味:すみません。もう一度言ってもらえますか?
例文:Could you speak more slowly please?
意味:もう少しゆっくり話してもらえませんか?
例文:I’m sorry. Do you mind speaking more slowly please?
意味:すみません。もう少しゆっくり話してもらえませんか?
例文:I apologize, but I do not understand English well. Please hold and I will transfer you to an English speaker.
意味:すみません。私は英語がよく分かりません。英語が話せる者と代わりますので、少々お待ちいただけますか?
例文:I’m sorry, but I do not speak English well. May I transfer you to my coworker?
意味:申し訳ございません。私は英語が上手に話せません。同僚に代わってもよろしいでしょうか?
では最後に、友人や家族など親しい間柄で使うカジュアルなフレーズをご紹介しましょう。
例文:Hello?
意味:もしもし。
例文:Can we talk now?
意味:今、話せる?
例文:Can you hear me?
意味:聞こえる?
例文:I was just about to call.
意味:ちょうど電話をしようと思っていたところです。
例文:I want to talk to 〜.
意味:〜と話をしたいのですが。
例文:Is 〜 there?
意味:〜はそこにいますか?
例文:It’s 〇〇.
意味:〇〇だよ。
今回はビジネスシーンでの英語電話の対応についてご紹介しました。
電話は相手の表情が見えない上、聞き取りにくいため緊張しがちです。
しかし、日本語での電話対応と流れは同じなので、しっかり基本フレーズを覚え、スムーズに対応できるよう練習しましょう。
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