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【ビジネス英語】電話を「受ける」「かける」ときに役立つ定番フレーズ

Eメールでのコミュニケーションが主流となっているとはいえ、ビジネスでは電話やオンライン通話など電話での対応が求められています。
今回はビジネスで役立つ英語の電話対応をご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

英語の電話対応で欠かせないビジネスマナー

言語を問わず、ビジネスシーンでは電話対応に欠かせないマナーがあります。
つまり、英語の電話対応は、日本語の電話対応マナーと共通しているということです。

すでにご存知かもしれませんが、電話対応のビジネスマナーを確認しましょう。

電話対応のビジネスマナー

電話を受ける際には、以下のマナーを守る必要があります。

  • 相手の名前・社名を必ず聞く
  • 相手が名乗らない、聞き取りづらい場合は聞き直す
  • メモをとる
  • 担当者へ取り次ぐ時は、電話を保留にしてから行う
  • 丁寧な言葉遣いで対応する
  • 相手が電話を切ったのを確認してから、受話器をおく

では、これらのマナーを踏まえた上で、どのように英語で対応できるか、電話を「受ける」ときと、「かける」ときに役立つフレーズをみていきましょう。

電話を「受ける」ときのビジネス英語

ビジネスの電話は、以下のような一連の流れで対応するのが基本です。

  1. 電話に出る
  2. 相手の名前・社名を尋ねる
  3. 担当者の確認
  4. 担当者に電話をつなぐ
  5. 担当者が不在・電話に出られないとき
  6. 担当者がすぐに電話に出れない時の対応
  7. メッセージを受ける
  8. 電話を切る

では、電話を受けるときに役立つ定番フレーズをみていきましょう。

1.電話に出る

まずは会社名と名前を述べましょう。

Good morning, Thank you for calling ABC company, 〇〇 speaking, how can I help you?
(おはようございます。お電話ありがとうございます。ABC会社の〇〇です。ご用件は何でしょうか?)

時間帯によって、「Good morning」「Good afternoon」「Hello」などに置き換えましょう。

Good morning, this is 〇〇. How may I direct your call?
(おはようございます。〇〇と申します。どちらにおつなぎしましょうか?)

2.相手の名前・社名を尋ねる

Who’s calling, please? (どちら様でしょうか?)

May I have your name, please? (お名前を教えていただけますか?)

May I ask who is calling, please? (どちら樣でしょうか?)

Could you repeat your name? (もう一度お名前をいただけますか?)

Can I ask whom I’m speaking to, please? (お名前をいただけますか?)

Can I have your company name, please? (御社名をいただけますか?)

I am sorry, who is speaking? (失礼ですが、どちら様でしょうか?)

Excuse me, Mr. Johnson, what company are you with? (失礼ですが、どちらの会社のジョンソン様でしょうか?)

3.担当者の確認

Who would you like to speak to? (誰におかけでしょうか?)

Who are you calling, please? (誰におかけでしょうか?)

This 〇〇 speaking. (私です。)

自分宛の電話を受けた時のフレーズです。

4.担当者に電話をつなぐ

One moment, please. (少々お待ちください。)

Just a moment, please. (少々お待ちください。)

Hold on, Please. (少々お待ちください。)

I’ll transfer you to the person in charge. (担当者におつなぎします。)

I’ll put you through Mr.〇〇. (〇〇におつなぎします。)

I will just put you on hold for a moment. (少々電話を保留させていただきます。)

Can you please hold for a minute? (1分ほどお待ちいただいてもよろしいですか?)

5.担当者が不在・電話に出られないとき

フレーズの文頭に「I’m afraid 」や「I’m sorry」などを述べることで、日本語の「恐縮ですが」「あいにく」などのニュアンスを伝えることができます。

電話中の場合

I’m afraid he is on another line right now. (恐縮ですが、ただいま彼は電話中です。)

I’m sorry, she is on another call. (申し訳ございませんが、彼女は電話中です。)

I’m sorry his line is busy right now. (申し訳ございませんが、ただいま彼は電話中です。)

会議中の場合

I’m sorry he is in a meeting right now. (申し訳ございませんが、ただいま彼は会議中です。)

接客中の場合

He’s with a client right now. Would you like to hold? (彼は今、接客中なのです。お待ちになりますか?)

She is with a customer at the moment. (彼女はちょうど今、接客中です。)

外出中の場合

Mr. Johnson is out today. (ジョンソンは今日、外出です。)

Mr. Johnson isn’t in the office. (ジョンソンはオフィスにおりません。)

Mr. Johnson is out at the moment. (ジョンソンは今、外出中です。)

出張の場合

I’m afraid she’s out of town at the moment. (申し訳ございません、彼女は今、出張中です。)

I’m afraid he is on a business trip until next Friday. (恐れ入りますが、彼は来週の金曜日まで出張です。)

帰宅した場合

I’m afraid she has already left for home today. (恐れ入りますが、彼女は本日、すでに帰宅しました。)

I’m sorry, he has left for the day. (申し訳ございませんが、彼は本日、退社しました。)

休暇の場合

He is off today. (本日、彼はお休みをいただいています。)

I’m afraid he is on vacation today. (恐れ入りますが、彼は本日休暇をいただいております。)

I am afraid she is taking a day off today. (恐れ入りますが、彼女は本日お休みをいただいています。)

6/担当者がすぐに電話に出れない時の対応

担当者が不在、もしくはすぐに電話に出られないときは、どのような対処をするか相手にお聞きしましょう。

そのまま待つか尋ねる

Would you like to hold? (このままお待ちになりますか?)

メッセージを残すか尋ねる

Would you like to leave a message? (メッセージを残されますか?)

Could I take a message? (メッセージをお預かりしましょうか?)

May I take your message? (伝言を頂いてもよろしいですか?)

折り返しの電話が必要か尋ねる

May I have his call you back? (後ほど、折り返し電話をかけさせましょうか?)

Shall I have him call you back? (後ほど、折り返し電話をかけさせましょうか?)

Would you like her to call you back? (後ほど、折り返し電話をかけさせましょうか?)

戻ってくる時間を伝える

He should be back around 4 o’clock (彼は、4時頃戻る予定です。)

I’m sorry. I’m not sure when she’ll be back. (申し訳ございませんが、彼女がいつ戻ってくるのか分かりません。)

He will be back this afternoon, but I can’t tell exactly when. (彼は午後には戻ってきます。でも、正確な時間は分かりません。)

She won’t be coming back today. (彼女は、本日、戻らない予定です。)

他の人と話したいか尋ねる

Would you like to speak to someone else ? (誰か他の者と話されますか?)

Is there anyone else who could help you? (他に誰かお役に立てる者はいますか?)

7.メッセージを受ける

I’ll give him your message when he returns. (彼が戻りましたら、あなたのメッセージをお伝えします。)

I’ll tell her you called as soon as she returns. (彼女が戻り次第、お電話をいただいたことをお伝えします。)

Let me repeat that. (復唱させてください。)

Let me repeat your information. (いただいた情報を復唱します。)

May I have your name again? (もう一度お名前をいただけますか?)

Could you spell that for me, please? (スペルを教えていただけますか?)

May I have your phone number? (電話番号をいただけますか?)

8.電話を切る

Thank you for calling. Good-bye. (お電話ありがとうございました。)

Is there anything else I can help you with today? (他に何かございますか?)

Have a nice day. (よい一日を。)

Thank you for calling ABC Corporation. Have a great day. (ABC社へのお電話をありがとうございました。良い一日を。)

Don’t hesitate to call again. (またお気軽にご連絡下さいませ。)

電話中のトラブル対応

電話中、相手の声が聞き取れない、何を言っているのか分からないなどのトラブルが生じることがあります。
また、間違い電話がかかってくることもあるでしょう。
どのように英語で対応すれば良いのでしょうか?

間違い電話を受けたとき

I’m sorry, you have the wrong number. (すみません。番号が間違っているようです。)

I’m sorry. I think you’ve got the wrong number. (すみません。番号が間違っていると思います。)

I’m sorry. There is nobody by that name. (恐れ入りますが、そのような名前の者はいません。)

I’m afraid we don’t have a 〇〇 here. (恐れ入りますが、ここには〇〇という者はいません。)

相手の名前・会社名を確認したいとき

Could you spell that for me, please? (スペルを言って頂けますか?)

Could you spell your last name for me? (お名前のスペルを教えて頂けますか?)

Let me repeat that number back to you. (お電話番号を繰り返します。)

相手の声が聞きづらいとき

I’m afraid I can’t hear you. (すみません、聞こえません。)

I’m afraid I can’t hear you very well. (すみません、よく聞こえません。)

I’m sorry. we have a bad connection. Could you give me your number and I’ll call you right back? (すみません、電話が遠いようです。電話番号を教えて頂いて、こちらから掛け直してもよろしいですか?)

I think we have a bad connection. Could you speak a little louder, please? (電話が遠いようなので、もう少し大きめの声で話せますか?)

I’m sorry, could you repeat that? (申し訳ありません、もう一度おっしゃってもらえますか?)

聞き取れなかったとき

Excuse me? I can’t hear you. (すみません。聞こえません。)

I’m sorry. Could you please repeat that for me? (すみません。もう一度お願いできますか?)

I’m sorry. I didn’t catch that. (すみません。聞き取れませんでした。)

I’m sorry. Would you mind speaking a little slower? (すみません。もう少しゆっくり話してもらえますか?)

電波が悪いとき

I’m afraid we have a bad connection. (恐れ入ります、電波が悪いようです。)

The connection was bad. (回線が悪かったようです。)

The wifi connection is slow. (Wi-Fiが遅いです。)

英語が話せる人に代わりたいとき

Hold the line, please. I will get someone who speaks English. (そのままでお待ちください。英語が話せる人に代わります。)

I’ll pass you on to an English speaker. (英語が話せる人に代わります。)

長引いている電話を切りたいとき

I’m sorry. I have to get back to work. (申し訳ありませんが、仕事に戻らなければなりません。)

I’m afraid I have to get going now. (恐れ入りますが、そろそろ失礼します。)

電話を「かける」ときのビジネス英語

電話をかけるときも、パターンは同じです。
以下のような流れが一般的です。

  • 自分の名前と会社名を名乗る
  • 担当者に取り次いでもらう
  • 担当者が不在のとき
  • 要件を伝える
  • 電話を切る

では、電話をかけるときに役立つ定番フレーズをみていきましょう。

1.自分の名前と会社名を名乗る

Hello. This is 〇〇 from ABC Corporation. (もしもし、ABC社の〇〇と申します。)

Hello, my name is 〇〇. I am one of your customers. (もしもし、御社と取引をしている〇〇と申します。)

Good morning, I’m calling from Tokyo. (おはようございます。東京から電話しています。)

2.担当者に取り次いでもらう

May I speak to Mr. Johnson, please? (ジョンソンさんに代わってもらえますか?)

Would Mr. Johnson be in? (ジョンソンさんはいますか?)

Is Mr.Johnson available? (ジョンソンさんはいますか?)

Could you put me through to extension number 123 please? (内線123番に繋いで頂けますか?)

May I speak to someone in the 〇〇 department? (〇〇部のどなたかにつないでいただけますか?)

May I speak to someone who is in charge of 〜? (〜の担当の方につないでいただけますか?)

May I speak to someone in the same department? (同じ部署のどなたかとお話できますか?)

3.担当者が不在のとき

電話で話したかった相手が不在の場合には、伝言をお願いしたり・かけなおしてもらうように頼んだりします。
相手に英語でっ耐えるときに使えるフレーズは以下の通りです。

伝言を残す

Could I leave a message? (伝言をお願いできますか?)

Would you please take a message for him? (伝言をお願いできますか?)

Just tell him I called. (私から電話があったとだけ彼にお伝えください。)

Then please tell her that I’ll send her an email. (ではメールでご連絡しますとお伝えください。)

折り返し電話が欲しい旨を伝える

Could you ask him to call me? (彼に折り返し電話をいただけるよう伝えてもらえますか?)

Please ask him to call me when he returns. (お戻りになったら、お電話をくださいとお伝えください。)

Please ask him to give me a call. (電話をいただけるよう、お伝えください。)

再度電話をかける旨を伝える

I’ll call back later. (私から後ほどお電話致します。)

I’ll call again later. (後でまた電話します。)

4.要件を伝える

I’m calling about ~. (〜についてお電話しました。)

I’m calling to ~. (〜についてお電話しました。)

I’m calling because ~. (〜についてお電話しました。)

5.電話を切る

Thank you for your help. Good bye. (いろいろありがとうございました。さようなら。)

I have to let you go now. (それではまた。)

Have a nice day. (良い一日を。)

スペルを確認する「フォネティックコード(Phonetic Code)」

電話を受ける際、名前や会社名を聞き取れても、正しいスペルが分からないことがあります。
また、電話をかけたときに、名前のスペルを聞かれることがあります。

その際、スペルを確認する、また正確に伝えることは大切です。
そこで役立つのが日本語で「欧文通話表」と言われる「フォネティックコード(Phonetic Code)」です。

フォネティックコードとは、文字を正確に伝える、つまり、聞き間違いを防ぐためのコードのことです。
これを電話の対応で使ってみましょう。

フォネティックコード(Phonetic Code)一覧

A : Alpha(アルファ)
B : Bravo(ブラボー)
C : Charlie(チャーリー)
D : Delta(デルタ)
E:Echo (エコー)
F : Foxtrot(フォックストロット)
G : Golf(ゴルフ)
H : Hotel(ホゥテル)
I : India(インディア)
J : Juliet(ジュリエット)
K : Kilo(キロ)
L : Lima(リマ)
M : Mike(マイク)
N : November(ノベンバー)
O : Oscar(オスカー)
P : Papa(パパ)
Q : Quebec(ケベック)
R : Romeo(ローミオ)
S : Sierra(シエラ)
T : Tango(タンゴ)
U : Uniform(ユニフォーム)
V : Victor(ヴィクター)
W : Whiskey(ウィスキー)
X : X-ray(エクスレイ)
Y : Yankee(ヤンキー)
Z : Zulu(ズールー)

なお、フォネティックコードは、国や業種などによって単語が異なります。

使い方

上記のコードを使って、「A for Alpha」「B as in Bravo」などと述べたいスペルを言います。
例えば、「D」か「E」か聞き取れなかった場合は、「Is it D for Delta?」と確認します。

また、相手に自分の名前をスペリングするときにも使われています。

なお、相手がフォネティックコードを知らなくても、相手が知っていそうな単語を使うなら、スペルを正確に伝えることができます。
つまり、「Alpha」を知らない場合は、「A for Apple 」「A for America」と代用しても問題ありません。

実践例

例1:山田さんが自分の名前を伝えるとき Y for Yankee, M for Mike, A for Alpha, D for  Delta, and A for Alpha. (ヤンキーのY、マイクのM、アルファのA、デルタのD、アルファのAです。)

例2:スペルを確認したいとき Let me read that back to you. U as in Uniform? P as in Papa? J as in Juliet? (繰り返させて下さい。ユニフォームのU、パパのP、ジュリエットのJですか?)

海外出張先で役立つ電話フレーズ【シーン別】

ビジネス英語での電話対応が求められるのは、オフィスだけではありません。
海外出張先でタクシーやレストランを予約する際には、電話をかける必要が生じることもあります。
オンライン予約が主流となっているとはいえ、まだまだ電話での予約も一般的です。

では、海外出張に出かけることを想定した実践フレーズをみてみましょう。

レストランの予約

ビジネスで海外出張に行った場合、クライアントをレストランなどで接待することもあるでしょう。
その場合、事前の予約が必須です。

また、ディナーミーティングをする場合は、落ち着く場所を選び、予約しなければいけません。
では、飲食店を電話予約するときに使えるフレーズご紹介しましょう。

飲食店の予約

Reservation, please. (予約をお願いします。)

Could you make a reservation for me? (予約をお願いしたいのですが。)

I would like to make a reservation. (予約したいのですが。)

I would like to reserve a table for five at seven o’clock tonight. (今夜7時に5人で予約したいのですが。)

Do you have a dress code? (ドレスコードはありますか?)

Is there a dress code? (ドレスコードはありますか?)

When can I get a table? (何時ならあいていますか?)

座席の希望を伝える

Can I reserve a non-smoking table? (禁煙席を予約できますか?)

Can I have a table by the window? (窓際の席は取れますか?)

Could we have a table with a view of the ocean? (海の見える席は取れますか?)

I would like to reserve a quiet table. (静かな席を予約したいのですが。)

予約を変更したいとき

I would like to change the time. (時間の変更をお願いします。)

I would like to change the number of people in the party. (人数の変更をお願いします。)

予約をキャンセルしたいとき

I would like to cancel my reservation. (予約のキャンセルをお願いします。)

My name is 〇〇. I had a reservation for eight o’clock, but unfortunately I have to cancel it. (〇〇と申します。8時に予約していたのですが、予約のキャンセルをお願いいたします。)

タクシーの予約

仕事でタクシーを使う場面も多いです。
海外出張先では慣れない土地での移動になるので、タクシーを利用できるようになっていると安心です。
タクシー会社に電話をかけるときに使えるフレーズは以下の通りです。

ホテルのフロントなど誰かに依頼する場合

Would you call me a taxi, please? (タクシーを呼んでいただけますか?)

Could you book a taxi for me? (タクシーの予約を入れていただけますか?)

Could you arrange a taxi for me? (タクシーを手配していただけますか?)

Could you call me a taxi to pick me at 8? (8時に来てくれるようにタクシーを呼んでもらえますか?)

Can I schedule a taxi pick up for 6am tomorrow? (明日朝6時にタクシーに迎えにきてもらいたいのですが。)

タクシー会社に電話をする場合

I’d like a taxi to ○○hotel. (○○ホテルまでタクシーお願いします。)

Can I get a taxi to ○○? (○○までタクシーお願い出来ますか?)

May I book a taxi at 9 am? (午前9時にタクシーを予約したいのですが。)

We are two.Could you come at 9 am? (乗車人数は2人です。9時に来ていただけますか?)

Could you pick me up at 9 tomorrow morning? (明日9時に迎えに来ていただけますか?)

ホテルの予約

海外出張先で、ホテルを手配する場面も多いです。
電話で予約をする場合、どのような表現があるでしょうか。

予約したい旨を伝える

Do you have any rooms available for tomorrow? (明日、空いている部屋はありますか?)

I would like to book rooms please. (部屋の予約をお願いいたします。)

希望を伝える

I’m looking for a room for 4 people. (4人で泊まれる部屋を探しています。)

We will be visiting as a group of 4 people. (4人で伺う予定です。)

Is breakfast included? (朝食付きですか?)

Do you have free Wi-Fi? (フリーWi-Fiは使えますか?)

値段を尋ねる

How much is a room for two. (2人部屋でいくらですか?)

Do you have an inexpensive room? (もう少し安い部屋はありますか?)

How much is breakfast? (朝食はいくらですか?)

予約する

OK, I’ll take that room. (その部屋を予約します。)

Could you tell me your check-in time? (何時からチェックインできますか?)

Do you accept credit cards? (クレジットカードで支払いできますか?)

ホテルのフロントに電話する

This is 〇〇 in room 305. I’d like to order a wake-up call for tomorrow morning. (305号室の〇〇です。明日の朝、モーニングコールをお願いします。)

Could you please connect me to room 505? (505号室に繋いでもらえますか?)

I’d like to order room service. (ルームサービスをお願いします。)

So can you come to my room right now. (今すぐ部屋に来てもらえますか?)

I’m staying at 220. I have a problem in my room. (220号室に滞在している者です。部屋に問題があります。)

電話でのレストラン予約【実践例】

飲食店の予約をする際には、「名前」「日時」「人数」をはっきり伝えるのがポイントです。
以下のような流れが一般的です。

A : Thank you for calling ABC Restaurant. May I help you?
(お電話ありがとうございます。ABCレストランです。ご用件をお伺いします。)

B : I’d like to make a reservation for lunch tomorrow.
(明日のランチを予約したいのですが。)

A : At what time?
(何時でしょうか?)

B : Is 12:30  available?
(12:30は空いていますか?)

A : We have a table available for 12:30. For how many people?
(12:30からご用意できる席はあります。何名様でしょうか?)

B : For five please.
(5人です。)

A : OK. A table for five at 12:30 p.m. tomorrow. May I have your name, please?
(明日5名さまですね。お名前を頂けますか?)

B : The name for the booking is 〇〇.
(〇〇の名前で予約をお願いします。)

A : Okay. Do you have any special requirements regarding the food or the table?
(かしこまりました。食事やお席に関して、何か要望はありますか?)

B : I would like to reserve a non-smoking table.
(禁煙席を予約したいです。)

A : Sure, we will prepare a quiet table for Mr. 〇〇. Do you have any other requirements?
(かしこまりました。〇〇樣には禁煙席をご用意します。他にもご要望はありますか?)

B : Nothing else. That’s all.
(他はありません。以上です。)

A : I have confirmed your booking. Thank you for calling and have a nice day!
(予約を承りました。お電話ありがとうございました。良い一日を。)

まとめ

今回はビジネスシーンで「受ける」電話と「かける」電話、海外先での電話予約など電話対応に役立つフレーズをご紹介しました。
電話は相手の顔や表情が見えないため、緊張しがちですが、意識してゆっくり、はっきり発音するよう心がけましょう。

またビジネスシーンにふさわしい丁寧な表現を使い、相手に好印象を与えましょう。

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