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「reminder」の意味と使い方!ビジネスメールで役立つフレーズもご紹介

ビジネスにおいて、メールでのやりとりは欠かせません。

でも、相手からの返信がないと仕事が進まず、困るものです。そんなときに相手に催促することを「リマインダー(reminder)メール」といいます。

この記事では、ビジネスで役立つリマインダーメールのフレーズをご紹介します。

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【目次】 この記事でわかること

リマインダー(reminder)メールとは?

リマインダーメールとは、1度送った内容を思い出させたり、相手に約束や用事を思い出させたりするために送信するメールのことです。

リマインドは、「remind(思い出させる・思い起こさせる)」を語義としています。

メールの返事を「催促する」リマインダーメール

リマインドメールには、「思い出させる」という意味合いがあります。そのため、メールを送ったのに相手から返信がない場合、返信をしてほしいとい旨を加えた内容のメールをリマインダーメールといいます。

アポイントメントなどを「再確認する」リマインダーメール

リマインダーメールには、「再確認する」というニュアンスもあります。取引先や顧客などにアポイントの日程を再確認するためにメールを送信することもリマインダーメールになります。

ビジネスでリマインダーメールが用いられるシーン

「思い出させる」「再確認する」という意味合いを持つことから、ビジネスでは以下のようなシーンでリマインダーメールを送ることが一般的となっています。

  • メールの返信がないとき
  • アポイントの日程を確認したいとき
  • 資料などの提出期限が迫っているとき
  • 会議や会食などのイベントの出欠を確認するとき

リマインダーメールの書き方

英語は、基本的にストレートでシンプルな表現を好みますが、ビジネスメールでリマインドする際には、丁寧で気遣いのある表現が使われます。

つまり、失礼にならない英語表現を使わなければいけません。

リマインダーメールは、主に

  • 1:件名
  • 2:宛名(相手の名前)
  • 3:メールの目的
  • 4:送信済みのメールの内容をフォワード
  • 5:結びの挨拶

で構成されています。では、ひとつづつ確認していきましょう。

1:件名

件名は、リマインダーメールであることがすぐにわかる件名にすることがポイントです。

一般的には、送信済みのメールの件名の前にリマインダーメールの印、【Reminde】などと書きます。

2:宛名(相手の名前)

相手の名前を書きます。

“Hello ○○,”などと書きだすことができるでしょう。

3:メールの目的

メールの目的、つまり返信を促す内容の文章を書きます。

例文

“I would appreciate if you could response to my below email.”(以下のメールにご返信いただけますと幸いです。)

“ This is just a friendly reminder that I’m waiting for your reply. Thank you.”(ご返信をお待ちしていることをお知らせいたします。ありがとうございます。)

4:送信済みのメールの内容をフォワード

以前に送ったメールの内容をフォワードします。

そうすることで、相手は何に対しての返信を求められているのかを思い出しやすくなります。

5:結びの挨拶

最後に結びの挨拶でメールをしめます。

例文

“I understand that you have a heavy schedule, We ask for your cooperation.”(とてもお忙しいと思いますが、ご協力よろしくお願いいたします。)

“Your immediate response is highly appreciated.”(早めにご返信いただけると幸いです。)

“We kindly ask for your cooperation.”(ご協力お願いします。)

“Iwould appreciate it if you could reply by 5:00 p.m. tomorrow.”(明日の午後5時までに返信いただければ幸いです。)

まとめ

「reminder(リマインダー)メール」の意味や書き方、ビジネスシーンで役立つフレーズについてご紹介しました。

相手からの返信がないと不安な気持ちと同時に、催促や請求をストレートにしてしまう傾向になりがちですが、リマインダーメールを送る際には、相手の気持ちを配慮した丁寧で温かみのある表現を使うようにしましょう。

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